Você pode montar o fluxo de caixa com planilhas de Excel, softwares de gestão financeira ou até manualmente. Seja qual for a forma escolhida, é importante ficar atento a alguns procedimentos que modificam sensivelmente os resultados ao final do período trabalhado.
Confira:
1 - Projete seu fluxo de caixa para um período mínimo de três meses. Para cada dia você registra o saldo inicial (valor em caixa registrado na data), entradas, saídas, saldo operacional (valor das entradas menos as saídas na respectiva data) e saldo final (soma do saldo inicial e do operacional);
2 - Registre separadamente as entradas e saídas previstas e efetivas, discriminando a origem das receitas e o destino das despesas. Nas entradas de caixa, faça a distinção das diversas formas de recebimento, como dinheiro, cheque pré-datado, duplicatas e cartão de crédito e principalmente o famoso “Fiado”, que embora politicamente incorreto, sabemos fazer parte do dia a dia da maioria das empresas.
Nas saídas, leve em conta itens como impostos, pagamentos a fornecedores, pró-labore, salários, comissões a vendedores, encargos sobre a folha de pagamento, contas de água, luz e telefone, gastos com propaganda e marketing, despesas bancárias, aluguel, honorários do contador, pagamento de outros serviços, despesas com veículos, material de escritório, equipamento e financiamentos. Isso permite controlar cada centavo gasto, assim como tudo o que entra no caixa.
3 - Na sua previsão de três meses, de nada adianta se munir de um fluxo de caixa se você não alimentá-lo com números realistas. "Um dos erros mais comuns é a estimativa exagerada das vendas". Para não cair na armadilha, é importante analisar com cuidado a carteira de clientes, o histórico do caixa da empresa, fatores sazonais e dados do mercado.
4 - Dê bastante atenção aos extratos bancários para não contabilizar como dinheiro em conta cheques devolvidos ou pagamentos não realizados. A medida tem outra vantagem: só com acompanhamento detalhado das contas a receber é possível agilizar a cobrança dos clientes em atraso para minimizar a necessidade de capital de giro.
5 - Embora algumas empresas calculem o fluxo de caixa em períodos semanais, especialistas recomendam a apuração diária. "O período semanal pode esconder saldos negativos em determinados dias no decorrer da semana”.
Fonte: Pequenas Empresas Grandes Negócios
Ações para coibir abusos e riscos.
Segregação de função
Nenhum funcionário, independente da posição, título ou função, pode processar sozinho uma transação do início a conclusão. Exemplo: quem faz não aprova, e quem aprova não faz.
Definição de responsabilidade
Nenhuma operação poderá ser processada sem alguma forma de autorização, que pode ser manual (assinada) ou autorizada por meio de senha eletrônica (senha de supervisor ou autorizador).
Inventário, conciliação ou prova de contas;
Registros contábeis devem ser periodicamente comparados com os registros físicos, documentos ou conta de controle, para assegurar sua exatidão e promover as regularizações, quando forem necessárias.
Acesso em duplas ou duplo acesso;
Documentos que respaldem juridicamente os direitos de uma instituição ou de seus clientes requerem duas pessoas para sua guarda e retirada.
Princípio da transparência de controle
Toda rotina de conferência/controle deve ser evidenciada por meio de registro de verificação, por carimbo e/ou visto do responsável;
Definição de responsabilidade
Todo funcionário deve ser suficiente e claramente informado das responsabilidades e controles exigidos em seu trabalho. Aqueles com funções de guarda de valores e de autorização de transações não devem em hipótese nenhuma compartilhar segredos, chaves, senhas de acesso que estejam sob sua responsabilidade direta.
SUSTENTABILIDADE
VOCÊ SABIA?
• Pneus velhos podem virar combustível alternativo no co-processamento em fábricas de cimento e pó de borracha para uso em asfalto, na produção de óleo combustível e gás
• Rodas de ferro são transformadas em peças metálicas e para materiais da construção civil
• O óleo interno do amortecedor pode ser usado na fabricação de lubrificantes
• Partes metálicas do óleo são matéria prima para a indústria ou em produtos utilizados na construção civil
• Tambores e discos de freio são reutilizados como matéria prima na fabricação de discos e tambores novos, entre outras peças
• Dos catalisadores são extraídos os metais nobres: platina, paládio e o Ródio que são reutilizados na fabricação de catalisadores novos
• Óleo do motor é refinado e utilizado como matéria prima nas indústrias de óleos lubrificantes
• O chumbo da bateria é usado na fabricação de baterias novas
• As oficinas e Postos de Distribuição de Combustiveis devem contatar empresas de reciclagem credenciadas e registradas por entidades reconhecidas para fazer o descarte de oléo usado, vidros, embalagem e peças plásticas
• As embalagens devem ser armazenadas em local com piso impermeável, isento de materiais combustíveis e com dique de contenção para caso de vazamento
• O reciclador de solventes pode reciclar em média 85% do solvente utilizado. A oficina também deve adotar o lixamento a seco e pintura à base de água
• Existem máquinas de lavagem no mercado que utilizam detergente biodegradável para a operação
DICAS DE GERENCIAMENTO
Atualização do Mix de Produtos
O primeiro passo é analisar as vendas pela importância de cada item vendido, através dos relatórios da curva ABC, gerados pelo sistema de automação. Você verá que 20% dos produtos vendidos respondem por cerca de 80% do faturamento e do lucro da loja.
Avalie os itens que vendem mais, aumente as áreas de exposição deles e elimine todos os que giram pouco. É possível ganhar mais trabalhando com 600 itens do que manter 1.200 que não giram e ainda confundem os clientes na hora da compra.
Precificação
Marcar preço não é simplesmente multiplicar o valor de compra por um percentual de lucro. Verifique como o seu sistema de automação trabalha: se é por markup ou margem. Entenda os conceitos de precificar:
Margem bruta é o resultado final entre o preço de venda e o custo dos produtos;
Markup é o índice que se aplica sobre o preço de compra para chegar ao preço de venda, dentro das margens brutas desejadas;
Trabalhe com margens diferentes para cada categoria ou mesmo por itens dentro da mesma categoria. Dessa forma é possível aumentar o lucro sem comprometer a imagem de preços altos;
Quem faz o preço é o mercado. Entenda os limites e trate de melhorar as suas margens, ou deduza custos, ou o melhor: aumente as vendas para ganhar no volume;
Conheça as reações dos seus clientes e a sensibilidade a preços.
Avalie os resultados durante o mês e corrija as distorções a tempo de recuperar perdas de margem antes de fechar o mês.
Categorias de baixo giro
Mercearia, higiene pessoal e material de limpeza têm 1% de participação nas vendas na média das lojas brasileiras.
Por que insistir em manter gôndolas semi-vazias com produtos que não giram e só dão prejuízo pelas quebras, validade vencida, ocupação de espaço, dentre outros incômodos?
Seja ágil, elimine esses itens e as gôndolas improdutivas, ocupando o espaço com algo produtivo e gerador de lucro, como mesas e cadeiras para que os seus clientes possam consumir mais itens do fast food com conforto.
Aumentando a permanência na loja, o crescimento de vendas é imediato.
Trabalhar com alimentos frescos exigem cuidados
Comidas rápidas, café, salgados, sanduíches exigem cuidados com a Segurança Alimentar, atendendo aos padrões de qualidade e higiene previstos na RDC 216 da ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária).
As normas sanitárias são simples e dependem de organização, pessoal comprometido com qualidade e algumas medidas de adequação dos equipamentos e das áreas de retaguarda.
O mais importante é que as regras sejam seguidas repetidamente e a equipe tenha consciência plena dos riscos a que se expõe em caso de eventuais contaminações por falta de higiene, contaminações cruzadas, produtos mal conservados e estocados em temperaturas inadequadas etc.
Cuidado porque as multas são pesadas e, se a notícia chegar à imprensa, o prejuízo pode ser ainda maior.
Trate bem a equipe
Trate bem da equipe, pois dela vêm os resultados. Capacitar não é tão difícil e é importante ter regras, metas de vendas, redução de perdas e desperdícios, motivação diária para impulsionar vendas e, principalmente, ações gerenciais na supervisão o tempo todo, orientando e treinando no próprio local de trabalho.
Para motivar a equipe são primordiais reuniões periódicas para discutir resultados, metas e ações. Nesse momento, use a experiência do dia a dia para motivar e estimular melhores resultados de vendas e lucro. Mas não se esqueça de dividir o bom desempenho com a equipe.
Desperdício é Pior do que Perdas Identificadas
Observe na loja de conveniência os seguintes gastos:
·Descartáveis (copos, canudos, guardanapos, sachês e outros);
·Falta de organizadores nas áreas de estoque, que geram perdas de produtos do fast food;
·Energia elétrica: equipamentos ligados sem necessidade, luzes acesas, ar-condicionado sem manutenção, fuga de energia por deficiência nas instalações;
·Área de estoque desorganizada, o que gera perdas por manuseio, quebras etc.
